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律師雖為自由業,其實也有不自由的一面,例如出庭等候的時間過於漫長;庭期均由法院訂定,很難有自由規劃的時間;當事人未經預約,即來事務所與律師長談;兼任公益性的服務工作,經常出席開會、提供書面報告或作專題研究;參與民間社團工作等,上開各項額外的工作,已占用了很多時間,能使用在執行律師業務的時間,所剩不多。故如何作好時間管理,對於律師而言,應是非常重要的事。律師作好時間管理,不但可提昇執業的品質,對於生活品質的改善,亦有助益。

關於時間管理,必須提到帕金森定律(Parkinson’s law),帕金森是英國歷史學博士,於西元1957年在馬來西亞的海濱度假時,悟出了一個定律,對於各公私立機構人員膨脹、效率低下的問題,提出獨到的觀察與看法。認為科層體制中人員,為了避免被認為太閒,往往刻意製造浪費,工作會被伸張,以便填滿可供完成的工作時間。易言之,一件工作的完成往往是看我們有多少時間去做。例如,律師對於一個月後才開庭的案件,往往會拖延到開庭前數天才撰狀;檢察官往往集中在月底時方趕著結案。此外,帕金森教授另發現了一個定律:「增⋯⋯加開支以配合收入」,其實是將金錢運用在上開時間的概念上。為了打發時間,就必須找一些事情來做,這是人性的通病。不認真做事的人,不一定顯示出悠閒。例如一位退休在家的老人,要寄信給在美國的兒子,可能要花費一整天的時間。從買信封、信紙、找美國的地址、核對中英文地址。在過程中間又接數通老朋友打來的電話,閒聊家常。做文章時一再思考、修改,加上到郵局購買郵票及詢問寄信之相關規定等,可能會讓該老人忙上一整天。其實這件工作交給一個忙於工作的年輕人來做,可能不須20分鐘。

在帕金森定律一書中,提及行政首長喜愛增加部屬,增加員額似乎為解決問題的萬靈丹。一個不稱職的官員,可能有三條出路:一、是申請退職,把位子讓給能幹的人;二、是讓一位能幹的人來協助自己的工作;三、是聘用兩個水準比自己差的人當助手。第一條路是行不通的,因為自己會喪失很多權益。第二條路也不能走,因為找來那位能幹的人會成為自己的對手。所以只有第三條路可以走。這兩個助手進來後,同樣也會再找兩個更加無能的助手,因此組織成立的年代愈久,其成員的素質愈低、外觀建築日愈豪華;而且組織開會時間次數的多寡及長短,與議題的重要性成反比,該組織的行政效率日趨低落。增加員額之後,原想工作量會減輕,但實際上可能適得其反,即所謂「三個和尚沒水喝」的故事,在美國也有「華盛頓合作定律」,簍中的一群螃蟹,不必蓋上蓋子,這一群螃蟹永遠也爬不上來,原因是只要有一隻想往上爬,其他螃蟹便會攀附在它身上,把它拉下來。人與人的合作,不是力氣的簡單相加,它是來自各方的能量。互相推動時,可能會事半功倍,但相互牴觸時,則可能一事無成。一位當事人委任三位律師,開庭時,三位律師竟然均因衝庭而未到,這種合作失敗的原因,在於「旁觀者效應」,眾多的旁觀者分散了每個人應該負有的解救責任。解決之道,在於責任分配明確。對於合夥或有僱用律師之事務所,宜引以為鑒。

如何增進工作效率,則可參考80/20法則,義大利經濟學者帕列托(Pareto)於西元1897年發現了80/20法則,也有稱之為帕列托法則、不平衡原則、關鍵少數規則、最省力法則等,其目的是要Achieve more with less。帕列托認為在原因與結果、投入與產出、努力與報酬之間,本來就存在著不平衡,例如20%的產品或顧客,通常約占企業組織80%之獲利或營業額;20%的犯罪人約占所有犯罪案件的80%。也就是一小部分的原因、投入或努力,通常可以產生大部分的結果、產出或報酬。應用在時間管理,即要研究如何將時間花費在最有效率的工作上。以閱卷而言,律師應思考如何將時間花在卷宗頁數的20%之上,而能獲得卷宗80%的重要內容,不必從頭到尾看徧所有的卷宗資料。如以案件類型而言,律師應思考何種類型的案件約占所收案件的80%,該類型的案件可能僅占所有類型的20%,律師只要加強該20%類型的案件,即可創造收案量80%的業績,而不必對於所有各類型的案件均予學習或研究。易言之,律師應在一項或少數項目之案件上追求專精,培養核心技能,就能脫穎而出。專業化是80/20法則的固有涵義,省時、省力是專業化的結果,律師如能參考上開各項定律或法則,必能Achieve more with less。

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    林國明 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()